Регламент Координационного совета

25 октября 2017

Примечание: Регламент Координационного совета, дополняющий его Устав, составляется Комиссией по развитию, обсуждается и принимается по разделам Координационным советом. Настоящая редакция Регламента (разделы 1-5) принята на заседании КС 31.07.2017 года.Разработка регламента продолжается. Регламент Координационного совета российских соотечественников во Франции. Sommaire1.Коммуникация.    1.1.Почта КС.    1.2. Электронная почта КС.    2.Финансы КС    2.1.Банковский счет КС.    2.2.Членские взносы КС.    2.2.Расходы КС.    2.3. Финансовая отчетность КС.    3.Соблюдение конфиденциальности в работе КС.    4.Службы КС.    4.1.Круг обязанностей службы.    4.2.Руководство службами.    4.3.Финансирование служб КС.    4.4.Конфиденциальность.    4.5.Документация служб.    4.6.Отчетность.    5.Проекты КС.    Настоящая редакция разделов 1-5 принята на заседании КС 31.07.2017.1.Коммуникация. 1.1.Почта КС.Почтовый адрес КС устанавливается решением КС. В настоящее время адресом КС является 26 rue Péclet 75015 Paris. Почтовые отправления на адрес КС получает председатель КС, руководитель Секретариата или иное уполномоченное на это решением Координационного Совета лицо.1.2. Электронная почта КС.Официальная переписка КС ведется с электронной почты [removed] официальная переписка комиссий и служб ведется с электронной почты комиссий и служб. Электронные почтовые адреса КС, комиссий КС и служб КС являются собственностью Координационного совета. Они передаются новоизбранному составу КС вместе с кодами доступа на Форуме после избрания КС. Новый состав меняет коды и использует новые в своей работе.Доступ к электронному почтовому адресу КС имеют председатель КС и руководитель секретариата. Доступ к электронной почте КС могут получить также члены КС, уполномоченные на это решением КС или председателя КС, например, в рамках работы над конкретным проектом. Электронные письма с почтового адреса КС отправляет председатель КС, руководитель секретариата и уполномоченные на это решением КС члены КС в рамках отдельных проектов. Все почтовые отправления с адреса КС должны иметь подпись и должность отправителя.Электронная рассылка КС и база данных ее получателей являются собственностью КС и не могут передаваться за его пределы без особого решения Совета.  2.Финансы КС 2.1.Банковский счет КС.В настоящее время КС располагает банковским счетом № 65….49 в банке Crédit Agricole (отделение 5 rue Anselme 93400 Saint-Ouen). Счет КС является собственностью КС. Право подписи чеков и Интернет-доступа к счету КС имеет председатель КС и, в случае необходимости, бухгалтер КС.2.2.Членские взносы КС.Размер членских взносов устанавливается решением КС. В настоящее время он составляет 10 евро. Уплата членских взносов осуществляется непосредственно после выборов нового состава КС на Форуме соотечественников. Уплата членских взносов является условием для утверждения статуса члена КС и его дальнейшей работы, включая участие в выборах председателя КС.2.2.Расходы КС. 2.1.Все расходы КС определяются решением КС на заседании или путем электронного голосования и должны сопровождаться внесением в архив КС документов, подтверждающих сумму, дату и назначение потраченной суммы.2.2.Расходы на текущую деятельность КС, не превышающие суммы в 100 евро в месяц (как то: покупка бумаги, картриджей и т.д.), могут осуществляться председателем КС и/или бухгалтером без предварительного согласования с КС, с обязательным внесением в архив КС подтверждающих документов или их копий.2.3.    Возмещение расходов членов КС на участие в мероприятиях, организованных КС или на которые КС отправляет своего представителя. Учитывая, что возмещение средств, затраченных членами КС, делегируемыми Советом на мероприятия (в первую очередь, транспортные расходы) занимает нередко несколько недель или месяцев, с 2017 года КС ввел практику выдачи по запросу члена КС из средств КС аванса в размере суммы, истраченой им из личных средств на транспорт для участия в конференциях и других мероприятиях соотчественников. После возмещения затраченных средств организаторами, член КС обязан перевести эту сумму на счет КС в течение одного месяца со дня поступления суммы на его личный счет. КС может также возмещать дополнительные транспортные и другие необходимые для осуществления командировки расходы, желательно по предварительному согласованию и решению КС.2.3. Финансовая отчетность КС.Финансовый отчет КС представляется на утверждение Совета на заключительном заседании бухгалтером и председателем КС, как правило, не менее, чем за две недели до Форума. В течение года КС своим решением может запросить промежуточный отчет о расходовании финансовых средств КС, который должен быть представлен в этом случае на очередном заседании КС.3.Соблюдение конфиденциальности в работе КС.1.    Работа КС основывается на принципах открытости и гласности. Вместе с тем, КС может принять решение о конфиденциальности материалов дискуссий или заседаний в рамках КС и с партнерами КС. Вопрос, поднятый на заседании КС или в ходе обсуждения составом КС в другом формате (например, по электронной почте), и признанный конфиденциальным, не вносится в электронную версию отчета о заседании КС или другие публикации КС, не оглашается, не передается не входящим в состав КС лицам, а также третьим организациям. Он может быть занесен в полную версию протокола заседания КС и храниться в «бумажном» архиве КС для внутренних нужд КС.2.    К числу конфиденциальных относится в первую очередь личная информация обратившихся в КС или его комиссии и службы за помощью. Информация об их обращениях за помощью и т.п. может быть опубликована только с письменного согласия обратившегося за помощью. Для нужд отчетности сообщение о конкретных обращениях за помощью может быть представлено публично после удаления данных, позволяющих идентифицировать обратившегося за помощью.4.Службы КС.Для реализации своих проектов и обслуживания рускоязычной общины Франции КС может создавать службы. На момент составления данного регламента (31.07.2017) существуют две службы : юридическая и социальной помощи. 4.1.Круг обязанностей службы.Круг обязанностей службы и ее сотрудников устанавливается Координационным советом и фиксируется в регламенте работы службы, составляемом Координационным советом. 4.2.Руководство службами.1.    Службы подчиняются КС в лице председателя КС или члена КС, назначенного Советом куратором службы. В случае разногласий между сотрудниками службы и куратором вопрос может выноситься на решение КС.2.    Службы управляются координатором или координаторами, назначаемыми КС на основе открытого конкурса. Круг обязанностей координатора/координаторов службы устанавливается Координационным Советом.3.    Сотрудники служб набираются по открытому конкурсу, который проводит КС.4.    Координаторы и сотрудники служб подписывают договор с КС об обязанностях и соблюдении конфиденциальности. Срок действия договора соответствует сроку полномочий новоизбранного КС.4.3.Финансирование служб КС.1.    Службы финансируются через КС. В случае получения гранта или других финансовых средств на работу службы, эти суммы получаются через банковский счет КС.2.    В случае получения гранта на работу службы руководителем проекта по гранту является председатель КС или уполномоченный на это член КС. Подписание договоров о предоставлении гранта производится грантодателем и председателем КС или уполномоченным на это представителем КС. Ведение переговоров с организацией, предоставляющей грант, осуществляется председателем КС или уполномоченным на это членом КС.3.    Работа сотрудников служб может быть оплачиваемой. Размер оплаты устанавливается в договоре между КС и сотрудником. Оплата производится после предоставления сотрудником отчета о проделанной работе и утверждения его КС. В случае оплаты из средств гранта оплата производится после утверждения отчета о проделанной работе Координационным Советом и грантодателем.4.    В соответствии с Уставом КС работа членов КС в рамках КС и его служб не может быть оплачиваемой. КС по предварительному согласованию может возмещать расходы членов на работу в рамках службы.4.4.Конфиденциальность.Документация служб и вопросы внутреннего функционирования службы, в особенности – личных данных лиц, обратившихся за помощью, являются конфиденциальными (в том числе после прекращения сотрудничества работника службы с КС).4.5.Документация служб.Документация служб ведется в электронном и бумажном виде. Вся документация служб является собственностью КС и сохраняется в архиве Координационного совета. Все документы служб, в особенности касающиеся обращений за помощью, являются конфиденциальными и не подлежат публикации без разрешения на это КС и анонимизации личных данных.4.6.Отчетность.Службы отчитываются о проделанной работе перед КС ежегодно (не позднее, чем за месяц до Форума), а также предоставляют информацию о текущей работе и ее результатах по запросу КС в течение года. Отчет службы рассматривается Координационным Советом и по нему принимается решение об оценке работы службы за прошедший период. 5.Проекты КС. (примечание: раздел будет дополнен)Координационный совет проводит проекты, которые делятся (в целях уточнения отчетности КС) на следующие группы: 1.    Проекты КС (проекты и мероприятия, в которых КС выступает инициатором и организатором). Проект разрабатывается и одобряется КС.2.    Проекты, реализуемые при организационной, информационной и другой поддержке КС. Участие в проекте оформляется решением КС, по возможности заключается краткий договор с его организаторами, где указываются 3.    Проекты комиссий и секций КС. Проекты утверждаются комиссиями или секциями КС. В случае несоответствия проекта программе КС или нарушения его устава вопрос о продолжении или коррекции проекта может быть вынесен на решение КС.

Ad
Ad
Ad
Ad
Ad