Протокол заседания Координационного совета от 14 апреля 2023 года.

Протокол заседания КС от 14 апреля 2023 года.

Участвовали:

Агишина, Дыбов, Ильенко, Казуччини, Струц, Шепелев, Ярославский, вебмастер КС Д.Идзелите.

От посольства РФ: А.Токовинин.

Извинились за невозможность принять участие в собрании и передали голос:

Грабар, Новиков, Севиль, Бокова, Юсакова, Гужвина, Лойола – Шепелеву

А.Сизова – Е.Лебедевой

Д.Кошко – Г.Агишиной

1. Информация об итогах тестовой записи на Форум-2023 (Г.Шепелев, Д.Идзелите). Вебмастер КС Д.Идзелите после доработки формуляра провела тестовую запись 6 человек (включая 2 членов КС), запись всех шести человек прошла без проблем. Возможно, проблемы с записью на предыдущие Форумы были связаны с перегрузкой сервера в последние дни записи. Г.Шепелев предложил провести регистрацию на Форум-2023 г. в течение более длинного периода (начать ее до летних каникул) для избежания подобных накладок.

Г.Шепелев отметил, что в ходе проведенной в марте 2023 года проверки записи на прошлогодний Форум Координационным советом был получено сообщение об одном случае, когда представитель организации соотечественников не смог принять участие в Форуме-2022 из-за того, что не получил мейл с информацией об организации дистанционной трансляции заседаний Форума. Г.Шепелев напомнил, что информация о проведении дистанционных заседаний Форума и ссылки на Zoom видео-конференции были размещены до Форума-2022 на главной странице сайта КС Франции; все остальные участники, встретившие технические проблемы при регистрации на Форум, связались с оргкомитетом по стандартной процедуре (по мейлу или телефону, указанным в рассылке участникам и на сайте КС), воспользовались технической поддержкой вебмастера Д.Идзелите и волонтера технической поддержки А.Берлина – и в результате благополучно оформили регистрацию на Форум-2022 и приняли в нем участие.

Г.Шепелев поблагодарил посольство РФ за то, что впервые даты Форума-2023 утверждены за год до него, что позволило начать подготовку к нему заранее.

Председатель КС напомнил стандартную схему подготовки Форумов соотечественников : Координационный совет создает оргкомитет, в который входят члены КС (Г.Шепелев выразил пожелание, чтобы все члены КС вошли в оргкомитет). После создания Оргкомитет привлекает к участию в организации Форума волонтеров и стажеров. В этом году есть возможность более широко сделать это, так как студенты ищут стажировки именно весной.

Подготовка Форума идет уже месяц, и с прошедшего заседания КС следующие члены Совета выразили желание включиться в работу оргкомитета и взять на себя координацию направлений его работы. Распределение обязанностей в составе оргкомитета предлагается следующим (жирным шрифтом выделены фамилии ответственных за направления подготовки):

1.     Общая координация подготовки Форума-2023 : председатель КС Г.Шепелев

2.     Координация записи на Форум-2023: Г.Шепелев, С.Севиль, Т.Бокова, Е.Лебедева, Д.Идзелите (вебмастер КС), А.Токовинин.

3.     Подготовка текстов для рассылки: С.Севиль, А.Токовинин, Г.Агишина.

4.     Техническая поддержка записи, ответы на обращения: С.Севиль, Е.Лебедева, Д.Идзелите, А.Берлин, Д.Бедретдинова.

5.     Подготовка баджей: Е.Лебедева, А.Сизова, Д.Бедретдинова, Д.Идзелите.

6.     Получение взносов и оплаты за обеды: Д.Идзелите.

7.     Подготовка программы Форума-2023: Г.Шепелев, Г.Гужвина, Е.Лебедева, С.Севиль, Т.Бокова.

8.     Подготовка программ секций: сопредседатели комиссий и координаторы направлений работы в КС (с учетом мнений участников секций).

9.     Координация освещения Форума-2023 в соцсетях и СМИ: Э.Новиков, С.Ворошилова.

10.  Координация группы волонтеров и стажеров для подготовки и проведения Форума: В.Струц, И.Ярославский.

11.  Координация обеспечения питания на Форуме: В.Струц.

12.  Подготовка приглашений на Форум российским и французским партнерам : М.Грабар, Т.Бокова.

13.  Организация голосования: Г.Шепелев, М.Грабар, Е.Лебедева, С.Севиль.

14.  Культурная программа в ходе Форума: Г.Шепелев, А. Токовинин, А. Гай.

15.  Подготовка грамот для награждения: Е.Лебедева, Н.Рындина.

16.  Возмещение расходов за билеты участникам: А.Токовинин.

Предложенная схема оргкомитета Форума-2023 не вызвала возражений и принята.

Желание подключиться к работе оргкомитета выразили члены КС Г.Агишина и Н.Казуччини-Бончи. Г.Шепелев напомнил, что желательно участие в оргкомитете всех членов КС.

В дальнейшем оргкомитет привлечет к работе по подготовке Форума-2023 волонтеров и стажеров (рассылка будет сделана в мае 2023).

Предложено составить предварительную версию программы Форума-2023 к концу мая, основную часть делегатов Форума зарегистрировать к концу сентября.

Представитель посольства РФ А.Токовинин выразил мнение, что организация Форума-2023 выиграет не за счет расширения оргкомитета, а благодаря точному распределению секторов ответственности в ходе его подготовки.

2. Организация мемориальных мероприятий 8- 9 мая 2023 года.

Председатель КС Г.Шепелев проинформировал участников заседания о готовящихся в городах Франции мемориальных мероприятиях: главным образом – мемориальные акции на местах захоронений.

А.Токовинин сообщил о запланированной на 3 мая с.г. мемориальной акции на воинском кладбище в Нуайе-сен-Мартен и пригласил участвовать в ней членов КС. Для участия в возложении представителей русскоязычных ассоциаций, не входящих в состав КС, необходимо направить заявку с именем, фамилией, номером телефона и названием ассоциации по адресу culture@ambrussie.fr.

3. Разное.

Г.Шепелев проинформировал КС о проекте научной конференции в Мариборе (Словения), посвященной культурным контактам России и Западной Европы, которая готовится по инициативе Московского Дома Соотечественника. Со стороны КС в подготовке конференции участвует комиссия по науке (С.Севиль, М.Грабар, Г.Шепелев).

И.Ярославский предложил проект по координации соотечественников в области бизнеса с помощью сосцсетей. Идея проекта была поддержана собранием.